Certyfikacja systemu zarządzania – od czego zacząć?

Zanim zdecydujemy się na wypełnienie ankiety i poddanie się procesowi certyfikacji, należy zastanowić się, czy jesteśmy gotowi…

W zależności od systemu podstawą do przeprowadzenia auditu certyfikującego jest spełnienie szeregu wymagań formalnych. I tak na przykład dla ISO 9001 będzie to funkcjonowanie systemu w organizacji minimum przez 3 miesiące przed auditem pierwszego stopnia, przeprowadzenie wszystkich wymaganych auditów wewnętrznych oraz przeglądu zarządzania.

W przypadku IATF 16949 (wcześniej ISO/TS 16949) dodatkowym czynnikiem, który musimy spełnić, jest prowadzenie zapisów dotyczących danych jakościowych przez minimum 12 miesięcy.

ISO 27001 z kolei to szereg wymogów formalno-prawnych, ale i technicznych: czeka nas zakup odpowiedniego oprogramowania, środków bezpieczeństwa systemowego, czy nawet niszczarek o odpowiednim cięciu – drobne paski pionowe i poziome uniemożliwiające odczytanie lub przywrócenie stanu pierwotnego dokumentu. Każdy z systemów ma cechy szczególne, ale i cechy wspólne, dzięki którym możemy integrować systemy zarządzania, stosować jednolitą dokumentację, a tym samym ułatwić sobie i naszym współpracownikom pracę.

Po weryfikacji stanu naszego systemu zgłaszamy się do Jednostki Certyfikującej celem oceny wstępnej, którą nazywamy auditem pierwszego stopnia. Podczas tego auditu sprawdzana jest dokumentacja systemowa organizacji, przygotowanie merytoryczne i fizyczne, a także świadomość najwyższego kierownictwa oraz gotowość do przystąpienia do auditu stopnia drugiego. Podczas auditu stopnia drugiego weryfikuje się teorię i praktykę, czyli sprawdza się stosowanie procedur oraz instrukcji, kompetencje personelu, sposób nadzorowania dokumentacji, zapisów, wyrobów niezgodnych. Przegląda się dokumentację związaną z działaniami korygującymi i prewencyjnymi (zapobiegawczymi), bada świadomość pracowników, a także znajomość polityki jakości firmy. Auditorzy podczas swojej pracy zwracają uwagę nie tylko na przejrzystość procesów, ale również na ogólne przygotowanie do auditu, dobrą organizację pracy oraz konstruktywne podejście do tematów poruszanych podczas rozmów.

Daniel J. Kowalski