Zarządzanie dokumentacją w dobie cyfryzacji

Sposoby zarządzania dokumentacją wciąż się zmieniają. Wraz ze wzrostem ilości danych cyfrowych i naszym coraz większym poleganiu na nich, zmiany w sposobie w jaki zarządzamy dokumentacją są nieuniknione. Pytanie brzmi, jak zarządzać tymi zmianami. Z pomocą przychodzi nowa norma ISO 15489-1.

Nasza strategia zarządzania dokumentacją musi uwzględniać wszystkie te uwarunkowania. Należy rozumieć kontekst w jakim się działa, naturę danej działalności biznesowej oraz ryzyka i wymogi związane z tą działalnością. Dobra wiadomość jest taka, że możliwe jest projektowanie systemów i zastosowanie zasad w taki sposób, aby dokumentacja była prowadzona i przechowywana prawidłowo – niezależnie od tego, czy są to dane, dokumenty, czy też zawartość mediów społecznościowych – skutkując wzrostem korzyści dla rozwoju biznesu.

Zapytaliśmy Cassie Findlay, Liderkę Projektu w grupie roboczej, która przygotowała normę (ISO/TC 46/SC 11/WG 13), aby przedstawiła nam najważniejsze informacje na ten temat.

Dlaczego zarządzanie dokumentacją jest takie ważne?

Tworzenie dokumentacji i zarządzanie nią zawsze było istotne – od czasów antycznych aż po dziś dzień. Główne przyczyny tego faktu pozostają niezmienne: odpowiedzialność, efektywność biznesu, ochrona praw oraz możliwość rekonstrukcji przeszłości. Obecnie, szybko zmieniająca się rzeczywistość cyfrowa i internetowa stworzyła nowe powody ku temu, aby dobrze budować dokumentację i dobrze nią zarządzać: przejście do biznesu opartego na danych (data-driven business), otwarte inicjatywy rządowe, wspólne i współpracujące usługi, większy nacisk na odpowiedzialność korporacyjną i wiele innych. Wystarczy spojrzeć na częstotliwość zarządzania informacjami, na kwestie związane z dostępem do informacji oraz odpowiedzialnością za nie, o których słyszymy w wiadomościach, aby zobaczyć, że zadanie, jakim jest zarządzanie dokumentacją jest dziś ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej!

Co takiego się wydarzyło, co spowodowało powstanie normy ISO 15489-1?

Minęło ponad dziesięć lat od opublikowania poprzedniej wersji normy. Jak już wspomniałam, w tym okresie zaobserwowaliśmy szybkie rosnące przesunięcie w kierunku cyfrowych form działalności biznesowej. Skutkiem tego, dokumentacja musi być tworzona i utrzymywana w środowisku cyfrowym i musimy mieć spory zasób koncepcji i zasad, aby działać zgodnie z tym nowym podejściem.

Na przykład, zmieniające się modele biznesowe rozciągają odpowiedzialność związaną z dokumentacją poza tradycyjne granice organizacyjne i jurysdykcyjne.  Powoduje to, że osoby zajmujące się zawodowo dokumentacją muszą rozumieć potrzeby różnych wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy i umieć sprostać ich wymaganiom. Może to dotyczyć zwiększonego oczekiwania transparentności w podejmowaniu decyzji, poczynając od biznesu i rządu, sfery publicznej, klientów, usługobiorców, podmiotów zajmujących się dokumentacją oraz innych zainteresowanych tym, jak dokumentacja jest tworzona, utrwalana i zarządzana. Oczekiwania związane z bezpieczeństwem informacji stają się coraz bardziej znaczące dla interesariuszy wewnątrz i poza granicami organizacyjnymi. W rzeczywistości zmieniło się pojęcie ‘zapisu’ (record). Kiedyś słowo to oznaczało dla nas głównie dokumenty i segregatory. Jednak dziś tworzymy i rejestrujemy informacje na wiele różnych sposobów! Jednak, czy są to dane, dokumenty, czy też inne formy informacji naszym zadaniem pozostaje właściwa ich kontekstualizacja i zarzadzanie nimi w czasie.

Tak więc pojęcia i zasady opisane w ostatniej wersji normy ISO 15489-1 są pomyślane tak, aby umożliwić tworzenie dokumentacji, utrwalanie zawartych w niej informacji i zarzadzanie nimi w tych nowych warunkach na przestrzeni czasu. Jednak została ona także pomyślana w taki sposób, aby nie ignorować środowisk opartych na dokumentacji papierowej lub środowisk „hybrydowych” i może być stosowana także w tych środowiskach poprzez przyjęcie podejścia technologiczno-agnostycznego.

W skrócie, co spowoduje i dla kogo będzie istotne wdrożenie nowej normy?

Norma ISO 15489-1 ustanawia podstawowe pojęcia i zasady dotyczące projektowania, wdrażania i zarządzania polityką, systemami bezpieczeństwa oraz procesami pozwalającymi ludziom, organizacjom, rządom, prywatnym przedsiębiorstwom oraz koalicjom współpracującym:

• Tworzyć i gromadzić dokumentację, w taki sposób, aby spełniać wymogi ewidencji działalności biznesowej
• Podejmować odpowiednie działania, w celu ochrony autentyczności, wiarygodności, integralności oraz użyteczności dokumentacji, a także jej biznesowego kontekstu oraz identyfikować wymogi do zarządzania nią w czasie

Przyjmując podejście oparte na zasadach, ISO 15489-1 pozwala na elastyczność podczas wdrażania, przy zachowaniu silnego kierunku, jaki te wdrożenia powinny osiągać. Leży ona w centrum innych istniejących norm oraz zasad dotyczących bardziej specyficznych aspektów zarządzania dokumentacją – od metadaty dla dokumentacji do analizy procesów związanych z pracą – i będzie uzupełniana przez następujące po niej Części (Parts), aby ten proces był kompletny, koncentrując się na ocenie i projektowaniu systemów dla dokumentacji.

Czy jest ona skierowana tylko do jednego sektora, czy też ma szersze znaczenie biznesowe i społeczne?

Norma ISO 15489-1 ma bardzo szeroki kontekst. Każda część społeczeństwa prowadzi dokumentację. Wspiera ona działalność korporacyjną, usługi realizowane przez rząd i organizacje pozarządowe, a także życie prywatne. Tworzenie dokumentacji i zarządzanie nią jest niezbędne nie tylko do prowadzenia biznesu obecnie, ale będzie też niezwykle istotne w przyszłości, ponieważ bez dobrze prowadzonej dokumentacji nie można tworzyć archiwów.

To jak dziś tworzymy dokumentację może mieć dalekosiężne konsekwencje – pomyślmy o danych dotyczących naszego klimatu albo danych budowlanych, czy też związanych z inną infrastrukturą, której utrzymanie zależy od zapisanych danych. Nie ma sektora, ani części społeczeństwa, która może pozwolić sobie na to, aby nie zwracać uwagi na prowadzenie dokumentacji, szczególnie w dobie cyfrowych zawirowań, w jakiej żyjemy.

Norma ISO 15489-1:2016 jest dostępna na stronach krajowych członków ISO (ISO member) oraz w sklepie ISO Store.

autor: Elizabeth Gąsiorowski-Denis

źródło: www.iso.org

tłumaczenie: