Tajemnicze zarządzanie projektami [cz. 5 – zarządzanie zespołem projektowym]

Jedną z funkcji kierownika projektu jest organizacja zespołu. Budowa efektywnie pracującej grupy ludzi to niezwykle ważna i ciężka część zarządzania projektami.

Zespołowe metody zarządzania i realizacji zadań wynikają z:

• każdy pracownik wnosi do projektu swoją wiedzę, doświadczenie i umiejętności, a z tym wiąże się najwyższa jakość efektu końcowego oraz satysfakcja klienta;
• poczucie wspólnoty powoduje, że wytwarzany produkt jest dla zespołu istotny, akceptowalny;
• nowoczesne technologie wymagają interdyscyplinarnego podejścia, wielu zasobów o różnych kwalifikacjach;
• obecne struktury wymagają od pracowników zwiększonej rotacji oraz elastyczności w wykonywanych zadaniach, a dodatkowo są one powiązane – rezultaty jednego pracownika będą wykorzystywane przez kolejnego;
• kierownik projektu nie może sam wszystkiego robić, potrzebuje kompetentnego zespołu, któremu może zlecać poszczególne działania i ma pewność, że zostaną one należycie wykonane.

Zadaniem grupy projektowej jest efektywne wykonanie poszczególnych zadań w ramach przedsięwzięcia. Umiejętność tworzenia zespołu i kierowania nim stanowią niezbędną kompetencję kierownika projektu. To właśnie od trafnego doboru członków, sposobu delegowania zadań, podejmowanych decyzji czy też prowadzonej komunikacji zależy realizacja projektu. Według modelu Tuckmana można wyróżnić następujące fazy tworzenia zespołu: formowanie, burze, normowanie, pracy, reform.

Faza formowania (chaosu, ustalania tożsamości) charakteryzuje się atmosferą niepewności i wzajemnego sprawdzania się. Grupa nie jest zgrana, często nowa, co wiąże się z tym, iż ludzie się nie znają, dlatego próbują poznać swoje zamiary i znaleźć dla siebie miejsce. Ludzie nie są świadomi swoich zadań, podziału obowiązków ani zasad jakie będą obowiązywały dlatego ważne jest aby dobrze wykorzystali ten czas na poznanie zakresu czynności, jakie będą do wykonania. Członkowie zespołu są uprzejmi i powściągliwi, zdecydowanie bardziej obserwują niż działają, często nie pokazują jacy są naprawdę. Rolą kierownika jest przekraczanie granic między ludźmi, przedstawienie im celu i zasad pracy. Może dokonać tego poprzez stworzenie odpowiedniej dokumentacji i przedstawienie jej lub poprzez nakłonienie zespołu do samodzielnego znalezienia odpowiedzi na te pytania. Aby stworzyć atmosferę i poczucie przynależności wśród członków grupy można prosić ich o stworzenie nazwy zespołu, podstawowych reguł, procedur oraz zasad jego funkcjonowania. Istotna jest również organizacja pierwszego spotkania informacyjnego podczas którego zostanie sformułowana misja grupy oraz oczekiwania związane z jej pracą. Kierownik w tym czasie jest obserwowany. Podejmowane są pierwsze próby oceny jego osoby oraz weryfikacji jego zachowań i stylu zarządzania. W tym czasie powinien wykazać się spokojem, stanowczością i otwartością. Musi umieć postawić na swoim, przekonać do własnego zdania i idei, jaka ma przyświecać projektowi. Mimo, że nie jest to faza owocna w odniesieniu do produktu projektu, to stanowi fundament do dalszej współpracy.

Faza burz to najczęściej czas, w którym członkowie grupy wdają się w konflikty między sobą, buntują się przeciwko kierownictwu lub przewodniczącym podzespołów, mają swoje zdanie, które komunikują oraz oskarżają się wzajemnie. Brak porozumienia powoduje docieranie się zespołu oraz weryfikacje norm, jakie w nim obowiązują. Grupa prowadzi gwałtowne dyskusje czego efektem są spory i nieporozumienia, walczy o władzę, buduje koalicje. Gdy wśród ludzi znajdzie się taki, który jest bardziej asertywny i próbuje wprowadzić własny porządek, gdy pojawiają się konflikty na tle personalnym lub projektowym, jeśli jednostki zaczną walkę o władzę i uznanie jest to znak dla kierownika, że zespół wszedł w fazę burz. Jest to naturalna kolej rzeczy. Aby zapanować nad niemiłą atmosferą rola kierownika sprowadza się podjęć prób opanowania sytuacji. Jest to dobry moment aby delegować zadania na innych, dzieląc ich na grupy. Istotne jest aby przywódca słuchał i odpowiadał spokojnie na wszelkie obiekcje starając się porozumieć między sobą skłócone jednostki. W tej fazie niezwykle ważne są umiejętności mediacji kierownika oraz trzeźwe myślenie. Nie sztuką jest pomniejszyć zespół za to należy znaleźć złoty środek między konfliktem, który musi być rozwiązany, a celami projektu.

W kolejnej fazie – normowania – mamy do czynienia z sytuacją, kiedy konflikty zostają zażegnane, niejasności wyjaśnione, a grupa jest bardziej zżyta. Z tą fazą mamy do czynienia gdy pracownicy starają się być akceptowani i docenieni, są otwarci na komunikację i wypowiadają swoje myśli, uczucia nawet te krytyczne. Poczucie wspólnoty powoduje, iż są oni w większym stopniu zadowoleni z przebiegu projektu i chcą brać w nim udział. Nie prowadzi się dyskusji o tym jak powinno być, ale koncentruje na realizacji zadań posiadanymi zasobami. Stopień zaufania i wspólnoty w zespole jest zdecydowanie większy, a kierownictwo jasno określiło obowiązujące zasady. Kierownik projektu powinien zadbać o utrzymanie takiej atmosfery w zespole.

Faza pracy związana jest wolna od problemów personalnych, role są jasno określone, akceptowane a grupa pracuje nad wykonywaniem zleconych zadań. Ten etap charakteryzuje się:

1. samodzielnością – każdy zna obowiązki swoje i pozostałych oraz wie gdzie uzyskać pomoc, a kierownik pełni rolę kontrolera, ponieważ grupa działa w większości sama;
2. kolegialnością – między ludźmi panuje miła, przyjazna atmosfera, są dla siebie otwarci, pomocni i wyrozumiali, solidaryzują się ze sobą;
3. świadomością zespołu – wyniki pracy są prezentowane na większym forum, zespół domaga się praw dla siebie (chce mieć wpływ na czas pracy, fundusze na spotkania integracyjne);
4. nadzieją na sukces – grupa jest pewna, że projekt zakończy się sukcesem, ma optymistyczne podejście do jego realizacji mimo, że może już wiedzieć, iż termin zostanie przekroczony.

Aby utrzymać taki pozytywny stan rzeczy kierownik projektu powinien podtrzymać morale pracowników poprzez motywowanie ich wyróżnieniami czy nagrodami doceniając w ten sposób ich pracę. Niezbędne jest pozostawienie grupie możliwości na samodzielne decyzje i zarządzanie oraz stawianie jej coraz to wyższych celów.

W literaturze przedmiotu jest napisane, iż fazy te w poszczególnych przedsiębiorstwach i zespołach mogą wyglądać zupełnie inaczej, ich granice mogą się zacierać, a obowiązujące formy będą zupełnie inne. Aby nie zaburzyć współpracy kierownik winien zadbać o to, aby zespół nie zmieniał swojego składu, bo może spowodować to negatywne skutki. Jest oczywiście możliwe dołączenie nowego człowieka, ale jego wdrożenie powinno być przeprowadzone bardzo skrupulatnie. Dobrze zbudowany zespół, motywowany, odpowiednio kierowany i rozwijany sprzyja przede wszystkim:

• wymianie wiedzy i doświadczeń nie tylko pomiędzy członkami zespołu, ale również na linii zespół – kierownik projektu;
• powstawaniu nowych, kreatywnych rozwiązań;
• podejmowaniu trafnych decyzji oraz skuteczniejszemu rozwiązywaniu problemów;
• efektywnej współpracy opartej na wsparciu i poczuciu bycia częścią zespołu;
• wzrostowi zaangażowania w realizację zadań.

Asia Mieczkowska

Literatura: M. Pawlak, Zarządzanie projektami, Wydawnicto Naukowe PWN, Warszawa 2006.