WIQ – Wiedza Informacja Jakość [cz. 1- Jak zaplanować i poprowadzić dobre spotkanie…]
Codziennie nawet kilka spotkań, oprócz tego dziesiątki maili i telefonów. Przez nasze biurka, komputery, tablety i telefony z minuty na minutę przepływają tysiące „kiloinformacji”. W jaki sposób ogarnąć ten informacyjny chaos? Co zrobić, żeby nasz czas wykorzystywać w sposób efektywny? Jak ustalać priorytety? Co zrobić, żeby nadążać za zmianami w naszym otoczeniu?
Na te i może inne pytania postaram(y) się odpowiedzieć w cyklu zatytułowanym „Wiedza Informacja Jakość”, choć ładniejszy skrót tworzy się stosując niemieckie słowa: Wissen Information Qualitaet – WIQ i czasem tego skrótu będę używał albo z angielskiego KIQ – Knowledge Information Quality :).
Dziś, jako krótki wstęp do tematu (i zgodnie z obietnicą zamieszczoną na naszym facebook’owym profilu:
zamieszczam opracowaną przez Instytut The Junto dziesięciopunktową listę kontrolną, która pozwoli nam ogarnąć temat spotkań i w prosty sposób usystematyzuje działania z nimi związane:
- Przed spotkaniem [red. w zależności od tematyki i możliwości parę dni wcześniej] wyślij agendę zawierającą 2-3 pytania otwarte, a także 1-2 stronicowe podsumowanie zawierające ewentualny progres w temacie.
- Zacznij spotkanie na czas [red. dyscyplina uczestników wskazana :)]. Rozpocznij od streszczenia tematu – krótki wstęp lub podsumowanie ostatnich wydarzeń / zmian.
- Przejdź do pytań z agendy uzupełniając je krótką bazą informacyjną.
- Poproś uczestników, aby nie dawali Ci wskazówek. Zamiast tego poproś, aby dzielili się z Tobą doświadczeniami oraz pytaniami wspierającymi / objaśniającymi.
- Jeśli to możliwe można nagrać spotkanie i zrobić później notatki [red. najważniejsze punkty warto jednak zapisać na tablicy]
- Nie oddalaj się za bardzo od rdzenia pytań. Wyrównuj szanse na wypowiedź. Znajdź sposób na dominatorów. Aktywuj innych.
- Zamknij spotkanie podsumowaniem i informacją o kolejnych krokach.
- Ustaw datę kolejnego spotkania.
- Wyślij maila z podsumowaniem, zaproszeniem / potwierdzeniem kolejnego spotkania wraz z notatkami.
- Wykonaj zaplanowane działania i przedstaw ich progres podczas kolejnego spotkania.
Punkty te można swobodnie kształtować i dopasowywać do charakteru własnej organizacji, ale dają pewną podstawę do ułożenia sobie i współpracownikom ramowego stylu planowania i organizowania spotkań.
źródło: The Junto Institue
