Tajemnicze zarządzanie projektami [cz. 3 – be SMART]

Określenie celu projektu

Mogłoby się wydawać, że nie ma nic skomplikowanego w wyznaczeniu celu naszych działań. Dokonujemy tego niemal codziennie w życiu prywatnym jak i zawodowym. Trudności przychodzą w momencie gdy chcemy się z niego rozliczyć, zweryfikować czy został osiągnięty czy nie. Aby cele były dobrze i jednakowo rozumiane, muszą zachowywać pewien jednolity i czytelny standard. Najczęściej wykorzystuje się do tego metodę SMART – jest to akronim angielskich słów: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound:

a) specific – specyficzny, sprecyzowany – precyzyjne, konkretne opisanie celu jest bardzo ważne, ponieważ pozwala zrozumieć jaki rezultat (wynik) ma zostać osiągnięty;
b) measurable – mierzalny – dobrze określony cel daje możliwość sprawdzania postępów realizacji; równie istotne jest to, aby mieć jasność co do tego po czym poznać, że cel został osiągnięty;
c) achievable – atrakcyjny [częściej tłumaczony bezpośrednio jako „osiągalny”, choć wtedy jest problem z literką A, bo zmienia się na „O” 🙂 przypis red.] – czyli taki, który jest wyzwaniem i daje wymierne korzyści; aby określić osiągalny cel należy odpowiedzieć sobie na pytanie, po co w ogóle chcemy go realizować?
d) realistic – realny – cel realistyczny to taki, który można osiągnąć za pomocą posiadanych zasobów (kompetencje, budżet, pracownicy, wyposażenie itp.);
e) time-bound – terminowy – realizacja celu musi mieć określone ramy czasowe, swój początek i koniec. Ściśle określony termin to czynnik bardzo motywujący zespół projektowy do działania.

Właściwy cel przynosi korzyści jak największej liczbie interesariuszy. Zadowolony interesariusz to taki, który na początku wie czego realnie może się spodziewać, a na końcu uzyskuje dokładnie to czego oczekiwał. Pracownicy, przed którymi stawia się konkretne cele osiągają znacznie lepsze wyniki od tych, co do których wymaga się jedynie zaangażowania w wykonywanie codziennych obowiązków. Jednak kierownik projektu powinien pamiętać, że jeżeli pracownik, jest przekonany, że cel jest nieosiągalny wówczas jego wydajność może mieć tendencje spadkowe. Dlatego proces wyznaczania i uzgadniania celów wspólnie z pracownikami należy przygotować z największą starannością i dbałością o jakość komunikacji.

Podział odpowiedzialności w zarządzaniu projektami

Każdy z nas to kierownik projektu. Wyjeżdżamy na wakacje, kupujemy rower, budujemy dom, organizujemy przyjęcie. Wszystko co nas otacza możemy potraktować jako projekt. Nie zdajemy sobie sprawy, jak się w tych przedsięwzięciach organizujemy. Gdyby do tego dodać wiedzę fachową oraz pewne kluczowe cechy charakteru to moglibyśmy stać się specjalistami w danych dziedzinach. Nieświadomi niczego tworzymy zespół projektowy, planujemy mu pracę, realizujemy wytyczne, kontrolujemy działania motywując siebie i pozostałych. W zarządzaniu projektami najważniejszy jest kierownik projektu (projekt menedżer) oraz zespół.

Kierownik projektu to główny decydent i odpowiedzialny za prawidłowy przebieg i efekt końcowy realizacji projektu. W zależności od przedsiębiorstwa może to być osoba pracująca na pełen etat lub pełniąca dodatkową funkcję. Zakres odpowiedzialności i obowiązków takiej osoby również uzależniony jest od organizacji z jaką ma do czynienia. W małej firmie, przy niewielkim projekcie taka osoba będzie funkcjonowała na innych zasadach niż gdyby jej paca dotyczyła dużego międzynarodowego projektu. Kierownik projektu musi posiadać wiele, różnych kompetencji i kwalifikacji. Do jego podstawowych zadań i funkcji należy nie tylko planowanie i organizowanie pracy zespołu, ale również kontrolowanie i motywowanie go, a do tego wymagane są odpowiednie umiejętności interpersonalne.

Spośród wymienionych wyżej czterech podstawowych funkcji, jakie wykonuje kierownik projektu planowanie to świadomy i sformalizowany proces. Opiera się on na wyznaczeniu celu, jaki chce się osiągnąć oraz środków za pomocą których ma zostać zrealizowany. Planowanie można potraktować jako projektowanie oczekiwanej przyszłości oraz skutecznych środków do jej zrealizowania. Planowanie to proces złożony, ciągle kontynuowany i aktualizowany. Gdy proces planowania jest zakończony rozpoczyna się proces organizowania produkcji, który jest ściśle związany z utworzonymi planami.

Organizowanie polega na realizowaniu zadań ustalonych podczas planowania. Menedżer realizuje te plany poprzez organizowanie procesu, podział pracowników, odpowiedzialności, obowiązków. Musi on doskonale wiedzieć jak rozsądnie wykorzystać posiadane zasoby. Podstawą prawidłowego działania każdego projektu jest pozyskanie właściwej liczby osób do zatrudnienia, które będą posiadały odpowiednie kwalifikacje, zdolności, umiejętności, predyspozycje oraz pozytywne cechy charakteru. Kierownik projektu, efektywnie dobierając pracowników, jest w stanie zbudować sprawnie działający zespół posiadający duży potencjał rozwojowy.

Po ustaleniu celu projektu oraz rozdzieleniu zadań i zasobów, kierownik projektu może skupić się na kolejnym punkcie jakim jest motywowanie zespołu. Motywowanie to nic innego jak wywieranie wpływu na pracownikach, którzy zostali zaangażowani do wykonania danego zadania, czego celem jest ich określone, skuteczne działanie.

Kierownik projektu jako lider ma największy wpływ na komunikacje w zespole. Chcąc skutecznie motywować powinien wiedzieć jak postępować z pracownikami i w jaki sposób ustalać im cele. Musi być świadom, czego oczekują jego pracownicy i co chcą osiągnąć. Powinien traktować ich jako partnerów i szanować nie zważając jaką wykonują pracę i jakie stanowisko piastują. Znalezienie wspólnego języka i poprawne formułowanie myśli to klucz do sukcesu. Jak wiadomo, im większa motywacja tym większa efektywność i zadowolenie z wykonywanej pracy.

Kontrolowanie jako ostatnie ogniwo łańcucha zarządzania i kierowania ma weryfikować czy poprzednie etapy zostały dobrze dobrane. Weryfikacja efektywności zaplanowanego celu, zorganizowanych zasobów oraz wybranych metod motywacyjnych pozwalają na wprowadzenie ewentualnych korekt do bieżących działań dla ułatwienia realizacji planu. W przypadku gdy coś nie funkcjonuje tak, jak powinno, obowiązkiem kierownika jest przeprowadzenie analizy tych odchyleń i wprowadzenie działań korygująco – naprawczych.

Kierownik projektu musi być zaangażowany w pracę zespołu. Jako osoba odpowiedzialna za efekt końcowy powinien weryfikować proces realizacji i w razie niepowodzeń interweniować. Musi być czujny i sprawnie działający aby wyznaczone terminy mogły zostać osiągnięte.

Asia Mieczkowska

W kolejnej części pożądane kompetencje kierownika projektu. Zapraszamy!

Literatura:
F. O’Connell, Szybka realizacja projektów, Wydawnictwo Oficyna, Kraków 2009.
J. P.Lendzion, A.Stankiewicz-Mróz, Wprowadzenie do organizacji i zarządzania, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2005.
J. R.Schermerhorn Jr., Zarządzanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2008.
J.Kisielnicki, Zarządzanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2008.
R. L.:Ackoff, Zasady planowania w korporacjach, PWE, Warszawa 1993.
R. W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami. Warszawa 1996.
R.Newton, Skuteczny kierownik projektu; Sztuka osiągania celów, Wydawnictwo Oficyna, Warszawa 2010.
Z. Jasiński (red.): Motywowanie w przedsiębiorstwie: uwalnianie ludzkiej produktywności, AWP Placet, Warszawa 1998.
Z. Jasiński (red.): Podstawy zarządzania operacyjnego, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2005.

Grafika: opracowanie własne A. Mieczkowska