Tajemnicze zarządzanie projektami [część 1]

Zarządzanie projektami to stosunkowo młoda dziedzina wiedzy, jednak pojęcie projektu jest znane już od najdawniejszych czasów. Zmiany, które dzieją się w różnego typu organizacjach wymuszają na nich transformację z tradycyjnego modelu zarządzania właśnie na zarządzanie projektami.

Doświadczenia z ostatnich lat, związane z realizacją różnego typu projektów pokazują, iż do zarządzania nimi potrzeba zupełnie odmiennego podejścia. Tempo realizacji zadań w przedsiębiorstwach, modyfikacje jakie im towarzyszą są dowodem na sens wdrożenia prowadzenia działalności gospodarczej właśnie w sposób projektowy.

Celem zarządzania projektami jest planowanie, organizowanie i kontrolowanie wszystkich czynności projektowych w taki sposób, aby były one zrealizowane w zgodzie z wytycznymi i harmonogramem czasowym oraz motywowanie do odpowiedniego działania zespołu projektowego, którego ściśle określona praca jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Działaniom tym przewodzi kierownik projektu. Powinna to być osoba szybko reagująca na zmiany, posiadająca kompetencje w zarządzaniu ludźmi i innymi zasobami, motywująca do działania oraz dążąca do konkretnie wyznaczonego i sprecyzowanego celu. Ponieważ projekty z definicji są czymś nowym i nietypowym to rolą kierownika jest zapanowanie nad nieprawidłowościami, zmianami oraz wszelkimi sytuacjami, będącymi odchyleniem od ustalonej normy.

Podejście tradycyjne ustępuje obecnie miejsca podejściu projektowemu ze względu na fakt, iż coraz trudniej jest określić standard w sytuacjach, które spotykają organizacje. Nieuniknione zmiany oraz związane z nim ryzyko, potok informacji, globalizacja, bardziej złożone działania, ich niepewność wymuszają modyfikację podejścia, którego celem jest osiągnięcie nowej jakości pracy oraz wytwarzanych dóbr czy usług. Do tej pory kluczowa komunikacja i decyzyjność odbywały się na najwyższych szczeblach zarządzania. Rola pracowników polegała głównie na wykonywaniu przekazywanych poleceń. Dzisiejsze struktury organizacyjne spowodowały, że wiedza i wybory leżą w rękach specjalistów. Aby dobrze wykorzystać ich kompetencje wiele organizacji na całym świecie wdrożyło zarządzanie projektami.

Czym jest projekt?

Od dawien dawna ludzie realizują projekty. Mniej lub bardziej skomplikowane, długo- lub krótkoterminowe, angażujące kilka, kilkaset lub kilka tysięcy ludzi. Przykładem jednego z lepiej zorganizowanych tego typu przedsięwzięć może być budowa piramid w starożytnym Egipcie. Od człowieka pełniącego funkcję Kierownika wymagało ono nie lada organizacji, umiejętności z zakresu zarządzania oraz głębokiej analizy następujących po sobie wydarzeń. Należy pamiętać, że te ogromne konstrukcje powstały bez specjalistycznego sprzętu budowlanego i komputerowego, co budzi jeszcze większy podziw. W dzisiejszych czasach mogłoby sie wydawać, że jest łatwiej. Możemy czerpać z doświadczeń innych, jesteśmy wyposażeni w niezbędne pomoce nowoczesnej technologii oraz mamy lepszy dostęp do różnego typu zasobów. Nie zmienia to jednak faktu, iż prowadzenie projektów to ciężka, złożona i niejednokrotnie ryzykowna praca.

Aby odróżnić projekt od standardowego zadania należy się zastanowić nad jego kilkoma charakterystycznymi cechami. W projekcie ważne są:

­> cel – musi być jasno określony i konkretny; powinien mówić o jednoznacznych rezultatach lub produktach końcowych; projekty kończą się, gdy przyjęte w nich cele zostały osiągnięte lub gdy okaże się, że nie da się ich osiągnąć w określonej perspektywie czasowej oraz/lub w określonym budżecie;

­> czas – projekt zaczyna się i kończy w ściśle określonym momencie, posiada zdefiniowane etapy; projekty mają charakter tymczasowy i mimo, iż mogą trwać latami to mają określony start oraz metę;

­> ograniczone zasoby – ludzkie, finansowe, komponenty, sprzęt elektroniczny, dokumentacja;

­> złożony zespół – często w projekcie bierze udział wiele osób, nie tylko z danego działu, ale również z organizacji posiadających różne umiejętności i doświadczenie; praca nad projektem to bardzo dobry przykład pracy zespołowej;

­> innowacyjność – efektem projektu jest coś unikatowego, wykonanego jednorazowo; budowa domu jest czymś powtarzalnym, ale zmienność jaką nadają inne wymagania klienta (inwestora), obszar, zespół budowlany tworzą to przedsięwzięcie projektem;

­> ryzyko, poziom skomplikowania – działania projektowe często wiążą się z wykorzystaniem nowych, niestosowanych wcześniej technologii; osiągnięcie pożądanego rezultatu jest w znacznym stopniu niepewne.

Podsumowując, projekt to jednorazowe zadanie, które posiada określony termin rozpoczęcia, termin zakończenia, jasno określone cele, zakres działania i oszacowany budżet. Mimo, iż historia projektów sięga najbardziej odległych czasów to dopiero w ostatnich latach nadano im odpowiednią rangę. Ilość projektów, sposób ich organizacji oraz jakość mówi o sposobie w jaki firma funkcjonuje. Dzięki nim otrzymuje jasny obraz tego, co jest, tego, co będzie i jaka droga prowadzi do wyznaczonego celu.

Asia Mieczkowska

W kolejnej części: czym jest zarządzanie projektami?

Literatura:
J.M.Nicholas, H.Steyn, Zarządzanie projektami; zastosowanie w biznesie, inżynierii i nowoczesnych technologiach, Oficyna, Warszawa 2012.
M.Pawlak, Zarządzanie projektami, Wydawnicto Naukowe PWN, Warszawa 2006.
R.W.Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1998.