Raport 8D – podstawowe narzędzie w branży automotive

W branży automotive raporty 8D są chlebem powszednim, ale proszę się nie obawiać, bo zapewne 99% kierowników działów jakości innych gałęzi przemysłu za moment powie: „my to też stosujemy”… Oczywiście, że tak. Bo cóż innego lub nowego można wymyśleć w organizacji, która opiera się na standardach ISO? Przemysł samochodowy, będąc jednym z najbardziej wymagających pod względem dokumentowania procesów, potrzebował pewnego uniwersalnego narzędzia, które będzie czytelne i rozpoznawalne dla wszystkich: od dostawcy po Klienta końcowego (OEM), dlatego też usankcjonował raport 8D jako standard.

Każda z firm dostosowuje formę raportu 8D do własnych potrzeb, dlatego nie dziwmy się, jeśli jakiś dokument będzie wyglądał inaczej lub kolejne punkty nie będą odpowiadały naszemu wzorcowi (lub wzorcowi VDA). Proces raportowania jednakże jest podobny i zawiera niemalże identyczne punkty, które postaram się poniżej w skrócie przedstawić, aby przybliżyć metodologię 8D.

Po zgłoszeniu problemu jakościowego (niezależnie, czy będzie to reklamacja od Klienta, czy też problem wewnętrzny) musimy dokonać zapisu, zawierającego podstawowe dane (pierwsze z ośmiu D, czyli 1D), np.:

• Data zgłoszenia
• Nazwa Klienta (pamiętajmy, że może być to również Klient wewnętrzny: dział, osoba, itp.)
• Problem (opis, kwalifikacja, nazwa części, numer części, itp.)
• Zakres (ile części wadliwych, z jakiej ilości, wielkość szarży, numer szarży, itp.)

Ważnym elementem jest data zgłoszenia, gdyż będzie to nasz punkt odniesienia na osi czasu.

Po rozpoznaniu problemu i jego klasyfikacji, osoba zarządzająca raportami 8D (zazwyczaj przeszkolony pracownik działu jakości), wyznacza lidera teamu 8D, który z kolei dobiera członków zespołu interdyscyplinarnego. W zależności od rodzaju zdarzenia mogą być to przedstawiciele działów: jakości, produkcji, technologii, IT, zakupów, logistyki lub innych (2D).

3D – to działania natychmiastowe, które podejmujemy w celu ochrony Klienta przed skutkami problemu, aż do momentu jego rozwiązania. Zazwyczaj są to 100% kontrole. Jeśli towar znajduje się już u Klienta musimy zająć stanowisko odnośnie działań serwisowych. Po wprowadzeniu działań, sprawdzamy ich skuteczność lub ewentualnie reagujemy zmianą, podejmujemy kolejne kroki.

4D – to przyczyny problemu, które mogłyby wyjaśnić występowanie problemu. Należy określić przyczynę prawdopodobną i sprawdzić poprzez porównanie z rozpoznaniem problemu i istniejącymi danymi, czy prawdopodobna przyczyna jest przyczyną podstawową, czy też istnieją wzajemne oddziaływania. Udowodnić to na podstawie testów i eksperymentów. Można podać wielkość udziału przyczyny w problemie. W tym punkcie stosujemy dodatkowe narzędzia ułatwiające pracę zespołu: burza mózgów, diagram Ishikawy, 5M, itp.

5D – to planowane działania naprawcze / korygujące. Należy wybrać optymalne trwałe działania naprawcze i wykazać (np. na podstawie odpowiednich prób), że wybrane trwałe działania faktycznie rozwiązują problem z punktu widzenia Klienta i nie mają żadnych innych niepożądanych skutków ubocznych.

UWAGA: Kroki 4 i 5 powtarza się do uzyskania dowodów skuteczności

6D – to wdrożone działania naprawcze. Określamy, na podstawie jakich kontroli bieżących możemy zapewnić, że przyczyny problemu zostały faktycznie usunięte. Realizujemy plan działań, obserwujemy skutki i wprowadzamy ewentualne działania osłaniające. Następnie sprawdzamy skuteczność działań naprawczych u Klienta.

7D – to zabezpieczenie przed ponownym wystąpieniem problemu (działania prewencyjne). Należy zastanowić się nad zmianą systemu sterowania i zarządzania, zmianami instrukcji i metod postępowania w celu zapobieżenia ponownego wystąpienia tego samego problemu. Powinniśmy przeanalizować plany kontroli oraz FMEA.

8D – to ostatni punkt, w którym możemy docenić  pracę zespołu: uznanie dla wysiłków, doświadczeń, podziękowania. Zostawmy również miejsce na ewentualne komentarze.

Teraz już wszyscy przekonaliśmy się, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Nie ma się zatem czego obawiać, tylko sprawdzić przydatność dla naszej organizacji i zacząć stosować raportowanie 8D. Pamiętajmy, że raport 8D powinien być „żywy” do momentu faktycznego usunięcia przyczyny, ale co równie ważne w określonych przez nas i Klienta ramach czasowych.

Daniel J. Kowalski

Źródło: podręczniki VDA; www.vda-qmc.de; opracowanie własne